Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или при их отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной или электронной оснасткой, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство допускает использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях:

• на страховых и медицинских полисах;
• в почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
• в служебных удостоверениях;
• в приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
• в патентах;
• в свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• в договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

• на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
• на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
• на трудовых книжках, договорах, приказах;
• в кассовой книге и на расходных ордерах.

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Использование факсимиле

Факсимиле или факсимильное воспроизведение подписи — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Выполняется, как правило, путем проставления печати с такой подписью.

При помощи факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому принадлежит эта подпись. Например, секретарь может проставить факсимиле руководителя на нескольких десятках почетных грамот или благодарственных писем.

Юридическая сила факсимиле

Законодательство не дает четкого ответа на вопрос, на каких документах можно ставить факсимиле. В некоторых случаях установлен прямой запрет на его использование. В других для подписания документов факсимильной подписью нужно выполнить определенные условия.

Факсимиле вместо подписи можно использовать:

• на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
• договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Подробнее мы расскажем об этом ниже.

Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.

Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК такой возможности не предусматривает.

Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфина от 10.04.

2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, УФНС по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.

2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу и указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.

Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды (определение Верховного Суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу № А75-22948/2019).

Таким образом, при рассмотрении подобных споров у налогоплательщика нет шансов отстоять вычет на основании счета-фактуры, подписанного с помощью факсимиле.

Кроме того, нельзя ставить факсимильную подпись:

• на векселях (ст. 1, 75 положения о переводном и простом векселе, утвержденного постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341);
• документах, оформляемых в нотариальном порядке (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденных ВС 11.02.1993 № 4462-1);
• заявках об участии в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития от 11.06.2010 № Д22-839);
• некоторых других документах, на которых мы остановимся ниже.

Использование факсимиле при подписании договора

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК).

По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018).

Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.

Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее. Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Использование факсимиле в актах выполненных работ

Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется.

Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:

• название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.

Минфин утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов (актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица.

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфина от 08.12.

2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014).

Другие, напротив, допускают использование факсимиле (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу № А60-13839/2018).

Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.

Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае могут последовать претензии со стороны налоговиков, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Использование факсимиле при подписании доверенности

ГК прямо не предусматривает использования факсимиле при подписании доверенности. Статья 160 ГК разрешает его применять при совершении сделок, если это предусмотрено законом или соглашением сторон.

А поскольку доверенность — односторонняя сделка, то соглашение сторон в этом случае невозможно: договариваться просто не с кем. Судебная практика это подтверждает (определения Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.

2020 № 88-4740/2020).

В судебной практике встречается и другой подход. Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд, отклоняя заявление о фальсификации доверенности, указал, что в компании сложилась устойчивая деловая практика оформления документации как с подписанием документов непосредственно руководителем, так и с проставлением факсимиле.

Вывод суда о том, что товар передан истцом представителю ответчика, полномочия которого подтверждались в порядке, соответствующем сложившейся практике их взаимодействия и принятым сторонами в текущей деятельности, является правомерным (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2019 № 07АП-7227/2019 по делу № А45-38135/2018).

Таким образом, для того чтобы подписывать доверенность факсимиле, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, можно прописать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя компании-покупателя.

Однако наиболее безопасно, чтобы генеральной директор подписывал доверенности исключительно от руки.

Использование факсимиле в кадровых документах

При заключении трудового договора

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 ТК. Указанная статья ТК не предусматривает использования факсимиле при подписании трудового договора.

Вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Однако трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на проставление факсимиле на трудовых договорах и других кадровых документах.

Если работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с сотрудником либо вообще не оформит его в письменной форме, то трудовые отношения тем не менее возникнут, если сотрудник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Трудовой договор в таком случае считается заключенным. Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет.

Использование работодателем факсимиле при оформлении трудового договора не станет основанием для признания его недействительным. Однако работодатель в данном случае рискует, потому что трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение трудового законодательства.

В приказах по личному составу

Приказы — это распорядительные документы, которые издают в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера.

В состав реквизитов приказов по личному составу входит в том числе подпись руководителя компании либо другого уполномоченного лица.

Этот реквизит включает в себя название должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (п. 4.22 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

По нашему мнению, недопустимо использовать факсимиле руководителя компании в приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и прочее).

Однако по данному вопросу есть другая позиция.

Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания факсимиле приказов по личному составу.

В копиях документов

При выдаче копий документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, ее расшифровку подписи, дату заверения копии (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).

В таком случае использование факсимиле также неправомерно.

Нельзя проставлять факсимильную подпись и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности, в трудовых книжках, договорах о полной материальной ответственности, локальных нормативных актах компании.

Факсимиле можно использовать на документах, которые прямо не предусмотрены ТК или на них не предусмотрено проставление подписи и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Например, его можно ставить на характеристики, докладные записки, благодарственные письма, уведомления, грамоты и так далее.

Использование факсимиле в банковских документах

К банковским документам относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и так далее.

Для подписания карточки образцов подписей и оттиска печати используется исключительно собственноручная подпись (п. 5.1, 5.2 инструкции Банка России «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» от 30.06.2021 № 204-И).

При заполнении для предъявления в банк денежного чека нужная информация и подписи вносятся в чек от руки, для этого используется ручка с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Название владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование банка могут быть указаны на банковском штампе.

Подписи уполномоченных должностных лиц компании и оттиск печати (при наличии) должны соответствовать карточке с образцами (пп. 1.8.9 п. 1.8 ч. III приложения к положению № 579-П).

Факсимиле запрещено использовать на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Использование факсимиле при подписании отчетности

Нельзя использовать факсимиле для подписания налоговой декларации. НК разрешает ставить только живые подписи либо электронную подпись.

Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия.

Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней (определение ВАС от 02.06.2008 № 6600/08 по делу № А11-2499/2007-К2-24/126).

Налоговая декларация, в которой подпись руководителя организации проставлена посредством факсимиле, не соответствует требованиям налогового законодательства. При таких обстоятельствах у налогового органа отсутствует обязанность ее принимать и производить проверку (пп. 4 п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Бухгалтерская отчетность фирмы считается составленной после подписания руководителем экземпляра отчетности (п. 8 ст. 13 закона):

• на бумажном носителе — если такая отчетность составлена на бумаге;
• в виде электронного документа, электронной подписью — если бухотчетность составлена в виде электронного документа.

Поэтому бухотчетность, составленную на бумаге, генеральный директор должен подписывать от руки.

Риски использования факсимиле

Подпись лица на документе — его важнейший реквизит, который придает документу юридическую силу.

Документы, оформленные с помощью факсимиле, в соответствии с требованиями законодательства создают для сторон сделки такие же правовые последствия, что и документы, подписанные лично.

А это означает, что они подтверждают различные юридические факты, в том числе права и обязанности сторон по сделке.

Генеральный директор организации, подписывая документ от руки, может его изучить, проверить наличие всех согласующих виз ответственных должностных лиц, оценить риски и принять взвешенное решение о том, стоит ли его подписывать.

При делегировании полномочий по проставлению факсимиле другому сотруднику возникает опасность, что он может формально отнестись к возложенным на него обязанностям и поставить штамп на документе не глядя. Поэтому нужно тщательно подходить к отбору такого должностного лица.

Чтобы снизить риски, можно установить минимальный перечень документов, которые можно подписывать факсимиле. Например, использовать факсимильное воспроизведение подписи только при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений, или на документах, не влекущих за собой материальную или иную ответственность.

В любом случае решение использовать в своей деятельности факсимиле или нет, каждая компания принимает самостоятельно.

В УК отсутствует статья только за подделку подписи, но имеется более общая норма (ст. 327) подделки документов, печатей, штампов и бланков. При этом незаконное проставление подписи на документе за кого-либо является частью преступления.

Факсимиле: на каких документах можно ставить, как сделать печать подписи

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

Печать с факсимиле. Источник

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

Об использовании факсимиле

1. Это предусмотрено договором с контрагентом.
2. Это предусмотрено внутренним документооборотом.

По договору с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле.

Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Пример пунктов договора об использовании факсимиле

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Диплом об окончании Школы редакторов Бюро Горбунова визируют электронными изображениями подписей

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

• для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
• платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
• бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
• кадровых документов;
• конкурсной, аукционной, тендерной информации;
• деклараций и сертификатов соответствия товара;
• доверенностей;
• заявлений;
• векселей.

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169‑я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет из-за того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Дело № А68-732/2017

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

1. Сканирование и обработка подписи.
2. Выбор оснастки.
3. Изготовление клише.
4. Сборка штампа.

Разберем подробнее.

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Слева — оригинал подписи, справа — обработанное изображение для факсимиле. Источник

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Слева — автоматическая оснастка, справа — ручная. Источник 1, источник 2

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Нужно рассчитать габариты подписи, чтобы выбрать оснастку. Источник

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Слева — клише печати из резины, справа — из полимера. Источник

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

• износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
• позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
• позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

1. Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
2. Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
3. Факсимиле обычно однотонное, оно не содержит пропусков и равномерно по степени нажатия по всей площади.
4. Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.

Оттиски от факсимиле — практически идентичные. Источник

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

1. Факсимиле — оттиск печати, воспроизводящий подпись человека.
2. Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании.
3. Факсимиле нельзя использовать для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия.
4. Факсимиле заказывают в организациях, делающих печати и штампы.
5. Эксперты рекомендуют заказывать для факсимиле резиновые клише на автоматической оснастке.
6. Факсимильная подпись отличается от собственноручной деталями и присутствием рельефного следа на бумаге.

Факсимильная подпись на различных документах в 2022-2023 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле?

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

• Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
• Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
• Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
  Посмотреть ответ
• Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка.

Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников.

Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда.

В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством.

Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?

Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ).

По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст.

 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.